Política de Protección de Datos Personales (Habeas Data)

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Principios Rectores del Tratamiento de Datos

El tratamiento de datos personales en Emytu se rige de manera estricta por los principios consagrados en la Ley 1581 de 2012:

• Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada sujeta a las disposiciones normativas colombianas.
• Principio de Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima de carácter contractual, operativo y tributario, debidamente informada al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones legales de carácter tributario.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan en cualquier momento y sin restricciones.
• Principio de Seguridad y Confidencialidad: Los datos son protegidos mediante medidas técnicas y administrativas que impiden su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.

3. Derechos de los Titulares de la Información (Derechos ARCO)

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales cuenta con los siguientes derechos:

• Acceso / Conocer: Conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de Emytu y las finalidades a las que son sometidos.
• Rectificación / Actualizar: Actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Cancelación / Supresión: Solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios y deberes normativos, salvo que exista un deber legal o contractual de permanencia (como la obligación legal de conservación fiscal de facturas ante la DIAN).
• Revocatoria: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales cuando no medie un deber legal o contractual de mantenerlos.
• Quejas ante la SIC: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo directo ante Emytu.

4. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de Habeas Data

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico oficial: habeasdata@emytu.com o a través de nuestra línea oficial de atención.

A. Trámite de Consultas

Cuando el Titular desee consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos:

• Término de Respuesta: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
• Prórroga: Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Trámite de Reclamos (Actualización, Rectificación o Supresión)

Cuando el Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida:

• Requisitos de la Solicitud: Debe contener la identificación del Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica de notificación y los documentos de soporte pertinentes.
• Reclamo Incompleto: Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.
• Término de Respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. De no ser posible resolverlo en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no excederá de ocho (8) días hábiles adicionales.

5. Deberes de Emytu en Calidad de Responsable del Tratamiento

Emytu cumple con los siguientes deberes legales:

• Garantizar al Titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

6. Excepciones Legales al Deber de Supresión

El Titular reconoce que la solicitud de supresión de datos no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en especial el deber tributario de conservar la información de facturación electrónica y comprobantes fiscales por el término mínimo legal de cinco (5) años establecido por la DIAN en el Estatuto Tributario colombiano.

7. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la relación comercial o de servicio con el Usuario, más el término legalmente exigido por las normas contables, fiscales y mercantiles de la República de Colombia.